5 Habilidades De Gestión Del Tiempo Que Aumentan La Productividad

Las habilidades de gestión del tiempo son lo que muchas personas necesitan en un mundo cada vez más agitado. Según una investigación de Atlassian y cifras de la Oficina de Estadísticas Laborales, el trabajador promedio pasa hasta dos horas al día tratando de recuperarse de las distracciones. La misma investigación muestra que la mayoría de los empleados solo dedicarán tres minutos a una tarea antes de continuar.

Estos números muestran que nos hemos acostumbrado a perder el tiempo, incluso cuando reconocemos la necesidad de concentrarnos en la tarea que tenemos entre manos. La falta de una gestión eficaz del tiempo conduce al incumplimiento de los plazos y a la baja productividad.

A medida que estos problemas empeoran, los trabajadores pueden experimentar un mayor estrés a medida que se apresuran a cumplir con los plazos y las metas trimestrales. La gestión del tiempo puede ser útil para evitar estas situaciones, pero cuando las personas no conocen las habilidades necesarias, pueden sentirse perdidas o abandonadas.

Es hora de mejorar la gestión de su tiempo, y eso comienza con el aprendizaje de las habilidades que le ayudarán a aprovechar al máximo su día. Esto lo ayudará a cumplir con los plazos, realizar un gran trabajo y sentir que está invirtiendo su tiempo en cumplir su objetivo..

Principales recomendaciones

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• La gestión del tiempo ayuda a las personas a organizar su tiempo de una manera que crea la máxima productividad y satisfacción.
• Recuperarse de una distracción puede costarle dos horas al día en el trabajo.
• Aprender a priorizar, planificar, organizar, establecer límites y metas y delegar son las habilidades de gestión del tiempo más efectivas.
• Las estrategias de gestión del tiempo, como el principio de Pareto (regla 80/20), establecen que debe dedicar la mayor parte de su tiempo a concentrarse en menos tareas que tengan el mayor impacto.

¿Qué son las habilidades de gestión del tiempo?

Las habilidades de gestión del tiempo son habilidades que ayudan a una persona a aprovechar al máximo su tiempo, ya sea durante una hora, un día, una semana o más. Las habilidades de administración del tiempo que las personas pueden aprender requieren práctica, esfuerzo y determinación. Algunos de los más comunes son los siguientes.

• Priorización: esta habilidad te permite determinar qué tareas son importantes y cuáles se pueden dejar para otro momento. Las tareas urgentes e importantes naturalmente tendrán prioridad y consumirán la mayor parte de su tiempo. La priorización garantiza que aborde esas tareas primero.
• Planificación: otra buena habilidad para administrar el tiempo es poder planificar con anticipación lo que debe hacer. Un plan puede incluir las tareas que planea realizar durante un día o más. Al planificar, se asegura de no perder el tiempo preguntándose qué debe hacer a continuación.
• Organización: aquellos que pueden mantenerse organizados verán mejorada su capacidad para administrar su tiempo. Piense cuánto más fácil es encontrar un objeto en una habitación bien organizada que en una desordenada. Lo mismo ocurre con el tiempo. Cuanto más organizado esté con su tiempo, más efectivo será para hacer las cosas.
• Establezca límites: parte de la gestión del tiempo es saber cuándo y dónde establecer límites. Si asume todas las tareas que se le presenten, pronto se encontrará abrumado con proyectos. Aprender a decir "no" te ayudará en tus esfuerzos por ser más eficiente con tu tiempo.
• Delegación: en la misma nota, la delegación es una habilidad que te ayuda a transferir tareas a otros que pueden manejarlas mejor. No es lo mismo que decir “no”. Por el contrario, aún realiza las tareas, pero lo ayuda a distribuir las responsabilidades para que pueda concentrarse solo en las cosas en las que es mejor.
• Establecimiento de metas: una de las habilidades de gestión del tiempo más importantes es establecer metas. Cuando sabe cuáles son sus objetivos, puede planificar la mejor manera de alcanzarlos. Esto lo ayuda a aprovechar al máximo su tiempo porque no estará trabajando en tareas que no lo ayudarán a lograr sus objetivos.

Cómo mejorar su gestión del tiempo (con ejemplos)

Es fácil enumerar las habilidades de gestión del tiempo; otra muy distinta es mejorar la gestión del tiempo. Los siguientes consejos y ejemplos de administración del tiempo pueden ayudarlo a ser más productivo y lograr cosas más importantes en su carrera.

1. Convierte grandes metas en tareas diarias

Todo el mundo debe tener un objetivo importante que alcanzar. Este es el destino al que quieren llegar, algo que los impulsa a ser mejores y desempeñarse en niveles más altos. A veces, sin embargo, mirar esa lente puede ser desalentador y abrumador. ¿Cómo lograr este objetivo cuando parece tan lejano?

El truco es deshuesar la lenteja. Cuando sepa cuál es el objetivo, puede comenzar a dividirlo en objetivos y tareas más manejables. Por ejemplo, si tiene una meta en un año, cree metas trimestrales y mensuales a las que apuntar. Luego divídalos en tareas semanales y diarias.

Para deshuesar tus objetivos:

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• Elige un objetivo específico que puedas medir.
• Seleccione una fecha de finalización realista.
• Seguimiento de su progreso.

El paso final es determinar las pequeñas tareas que necesita completar para lograr el objetivo general. El seguimiento de su progreso lo ayuda a establecer el ritmo correcto y lo mantiene responsable a lo largo de su viaje. Al hacerlo, puede hacer los ajustes necesarios para asegurarse de que está exactamente donde debe estar.

2. Reserve tiempo para trabajar en su horario

Los programas no aparecen por arte de magia. La mayoría de la gente entiende esto, pero muchos parecen pensar que pueden salirse con la suya si no crean uno.

Reserve tiempo cada semana en el que su único objetivo sea elaborar estrategias para lograr sus objetivos. Su programa debe reflejar el plan que tiene para lograr objetivos específicos. Al mismo tiempo, tenga cuidado de no sobrecargar su agenda. Haga que su horario funcione para usted, no para su horario.

Consejos para crear un horario de trabajo semanal:

• Revise los horarios anteriores para ver cuándo fue más productivo y cuándo podría haber usado mejor su tiempo.
• Haz una lista de las prioridades y tareas urgentes que tienes para la semana.
• Guarde su horario para que pueda consultarlo con regularidad.
• No planifiques cada minuto de cada día. Permita que los espacios le den cierta flexibilidad.
• Considere planes de respaldo en caso de que sus planes iniciales no funcionen.

3. Dedique la mayor parte del tiempo a las tareas prioritarias

Solo tienes un cierto número de horas en un día. ¿Alguna vez has dado un paso atrás y has mirado cómo los gastas? Los líderes no pueden dedicar su tiempo a todas las tareas. Tienen que pasar la mayor parte de su tiempo haciendo cosas que solo ellos pueden hacer para mover la aguja. Por esta razón, la gestión del tiempo puede ser útil para determinar qué se puede eliminar de su horario.

Ejemplo

Si te interrumpen constantemente correos electrónicos, llamadas telefónicas y otras distracciones, pueden interferir con lo que realmente importa. Debe tomar medidas adicionales para proteger su tiempo, posiblemente contratando a un asistente virtual.

Protéjase y priorice su tiempo, asegurándose de que solo se concentre en lo que importa. El truco entonces se convierte en identificar sus prioridades. En su libro Grit, Angela Duckworth escribe sobre una técnica que aprendió de Warren Buffett sobre cómo resolver lo que realmente importa.

Los pasos son los siguientes:

• Escribe una lista de 25 objetivos profesionales que tengas.
• Después de una cuidadosa consideración y meditación, encierre en un círculo solo cinco que considere de mayor prioridad.
• Mira a los que no has rodeado y evítalos a toda costa y todas las tareas asociadas a ellos.

4. Usa la regla 80/20 para delegar tareas

Una de las habilidades de administración del tiempo más valiosas que puede usar es algo llamado el principio de Pareto o la regla 80/20. Esta regla, desarrollada por el economista italiano Vilfredo Pareto, establece que el 80% de toda la producción proviene del 20% de la entrada. Por ejemplo, el 80 % de las ventas puede provenir del 20 % del esfuerzo, o la capacitación del 20 % superior de los trabajadores resultará en el 80 % de la dirección futura de la empresa.

Otra forma de entender esta regla es decir que solo algunas de tus acciones darán como resultado la gran mayoría de tus resultados. Entonces, una pequeña cantidad de sus tareas tienen un valor mucho más alto que el resto. Esas pocas tareas que ofrecen más que otras deben considerarse las actividades laborales con mayor apalancamiento.

Lo más importante en la gestión del tiempo es identificar aquellas actividades de alto apalancamiento. En Eat That Frog, el líder empresarial Brian Tracy da ejemplos de habilidades de gestión del tiempo:

• Enumere todas las tareas que normalmente hace durante un mes e identifique aquellas de las que es principalmente responsable.
• Piense en sus tareas urgentes y elija la que, si se hiciera todo el día, agregaría el mayor valor.
• Identifique una segunda tarea que agregue un valor significativo a su negocio.
• Luego elija una tercera tarea que agregue el siguiente valor.
• A partir de ahí, proceder a delegar o incluso eliminar otras tareas.

5. Desarrollar estrategias y sistemas de gestión del tiempo

La gestión del tiempo debe convertirse en un hábito, algo que practique continuamente todos los días en su carrera y en su vida. También significa implementar estrategias y sistemas de gestión del tiempo a nivel organizacional. Puede comenzar observando sus propias estrategias y viendo cómo coinciden con lo que otros están haciendo. ¿Podrían sus métodos ser aplicables a toda la empresa? Si es así, podría terminar beneficiando a más que solo a usted.

Anime a otros a pensar en sus objetivos a largo plazo y en lo que deben hacer para alcanzarlos. Enséñeles las habilidades de gestión del tiempo que ha desarrollado. Además, también puede optar por adoptar las siguientes estrategias y sistemas, como lo describe el experto en gestión del tiempo Chris Bailey:

• La Regla de 3: Esto implica tomarse el tiempo al comienzo del día para identificar tres cosas que desea lograr.
• Revisión diaria: Nuevamente, al comienzo del día, revise sus próximas tareas y su cronograma.
• Revisión semanal: al comienzo de la semana, recuerde lo que pretende lograr y programe un momento en el que pueda concentrarse en proyectos más grandes.
• Socio de responsabilidad: Trabaje con un socio de responsabilidad, que es alguien con quien mantiene correspondencia regularmente sobre la productividad. Dígale a esta persona lo que planea hacer durante la semana, luego haga un seguimiento al final para decirle cómo lo hizo.
• Lista de tareas pendientes: en lugar de solo mantener una lista de tareas pendientes, mantenga una lista de todo lo que logró durante la semana. Puede ser un buen incentivo para ver todo el trabajo que has hecho.

Las habilidades de gestión del tiempo son importantes

Las habilidades de gestión del tiempo se encuentran entre las habilidades más importantes que necesita desarrollar como líder centrado en la carrera. Desde su felicidad general hasta las ganancias de su negocio, no hay faceta de su vida que no toque. Prueba actividades de gestión del tiempo para ayudarte a pensar en cómo mejorar.

Si tienes una buena gestión del tiempo, te sentirás productivo mientras logras todo lo que quieres lograr. Si no tienes la capacidad de administrar tu tiempo, sentirás que no estás haciendo lo suficiente. Así es como se produce el agotamiento, el estrés laboral y el aumento de la ansiedad. Si padece estas condiciones, consulte los artículos a continuación sobre cómo manejarlas.