Delegación Efectiva: La Herramienta De Gestión Del Tiempo De Un Líder

Como dice el autor y entrenador de liderazgo John Baldoni: “Si quiere trabajar 160 horas a la semana, no delegue. Dado que el tiempo es el recurso más valioso del dueño de un negocio, la delegación efectiva es esencial. Para los líderes, la definición de delegación es decidir cuál es su tarea principal.

Dicho esto, el resto de las tareas que no puedas hacer de forma excelente deberías encomendarlas a un miembro del equipo que pueda hacerlo mejor. Este proceso aumenta tu productividad, crecimiento, impacto y libertad personal como emprendedor.

La investigación muestra que la delegación es clave para hacer crecer los negocios y generar mayores ganancias. Por ejemplo, Gallup encontró que los 143 directores ejecutivos de alta delegación en Inc. 500 tuvo una tasa de crecimiento 112% más alta. Además, también generaron “33% más de ingresos”.

Entonces, si la delegación es excelente para los negocios, ¿por qué tan pocos líderes saben cómo delegar?

Lo que impide que la mayoría de los emprendedores deleguen tareas

• Falta de confianza y seguridad
• Creencias limitantes como "Si no hago esta tarea, no se hará" o "Puedo hacer esto de manera más efectiva y eficiente"
• Problemas con el control y la entrega de autoridad a otros.
• Miedo a ser inútil
• Tiene miedo de poner demasiado trabajo en el plato de un empleado

Cómo lidiar con los puntos muertos de la delegación

Es importante señalar que la delegación efectiva es diferente de dirigir o instruir a los empleados sobre cómo hacer su trabajo. En lugar de decirle a alguien cómo lograr los objetivos establecidos, la delegación da más libertad en la forma en que la persona decide lograr el objetivo. Como dijo el General George Patton, “No le diga a la gente cómo hacer las cosas, dígales qué hacer y déjelos sorprender con sus resultados."

Qué Es El Metaverso Y Cómo Afectará A Las Empresas

Sin embargo, esto requiere un alto nivel de confianza y confianza. Cuando están en juego el aumento de la productividad, la producción y la libertad, la incertidumbre impide que la mayoría de los líderes deleguen.

Sin embargo, los ejecutivos que valoran mucho la multiplicación de líderes dentro de la organización generan confianza entre ellos y los miembros de su equipo. Los temores se disipan porque ya se ha establecido una cultura de equipo de excelencia.

Aquí le mostramos cómo generar la confianza necesaria para una delegación efectiva:

1. Elija los reclutas adecuados para la empresa

La construcción de la confianza realmente comienza durante el proceso de contratación. Antes de decidir agregar nuevos miembros al equipo, es importante ser estratégico sobre a quién contratar. Tomar una posición rápidamente sin pensar en cómo podría afectar el negocio a largo plazo es la razón por la cual muchas organizaciones pierden cientos de miles de dólares cada año.

Por ejemplo, el Departamento de Trabajo de EE. UU. estima que las malas contrataciones cuestan a las empresas alrededor del 30% de las ganancias del primer año de un empleado.

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Por eso es importante prestar atención al impacto general de agregar una determinada persona a su equipo, de lo contrario, la delegación y sus beneficios no pueden convertirse en una realidad. Como dijo el padre de la publicidad moderna, David Ogilvy, “Contrate a personas que sean mejores que usted, luego déjelas en paz... Busque personas que apunten a lo extraordinario, que no se conformen con la rutina."

Cuando hagas esto, pregúntate:

• ¿Qué vacío llenan?
• ¿Demuestra habilidades esenciales de liderazgo?
• ¿Qué trabajo puede hacer él que usted no pueda hacer, que no se le dé bien o que necesite que lo haga otra persona?
• ¿Cómo aumentarán la productividad y las ganancias?
• ¿Para qué son?
• ¿Son la persona adecuada para el trabajo?
• ¿Qué tal ser el adecuado para el equipo?
• ¿Cómo aportan una perspectiva diversa al grupo?
• ¿Sus fortalezas y debilidades complementan las de otros miembros del equipo?
• ¿De qué manera trabajar en su greenfield libera mi tiempo y también beneficia al negocio?
• ¿Qué responsabilidades se podrían delegar a esta persona?

2. Enseñar el pensamiento crítico y la resolución de problemas

Comience a desarrollar líderes en todos los niveles enseñando a los empleados, independientemente de su puesto, cómo pensar críticamente y desarrollar soluciones a los problemas. Prepare a los miembros del equipo para el éxito proporcionando un proceso simple de resolución de problemas.

Cuando ocurre un problema:

• Primero, pídales que revisen su objetivo y estrategia originales. Pídales que busquen qué impide el logro del objetivo (barreras).
• Luego, ayúdelos a identificar la raíz del problema usando el método de los 5 porqués. Pídales que pregunten por qué sucedió un problema cinco veces hasta que descubran qué causó el problema.
• Después de eso, muéstreles cómo investigar el problema subyacente utilizando fuentes primarias y secundarias.
• Luego, juntos desarrollen una lista de soluciones bien formuladas basadas en lo que se encontró.
• Antes de decidirse por una solución, guíe al empleado a través de un rápido proceso de toma de decisiones. Muéstreles cómo revertir los resultados potenciales.
• Una vez que se haya tomado una decisión, enséñeles cómo poner la solución en marcha.
• Finalmente, pídales que monitoreen los resultados del nuevo plan.

3. Empodera a tu equipo para tomar decisiones

Antes de delegar y entregar toda la autoridad para nuevas tareas, enseñe a los empleados a tomar buenas decisiones que logren las metas establecidas. Enseñe orgánicamente a los miembros del equipo cómo hacer esto siguiendo el proceso a continuación.

Etapa 1

• Proporcione 2-3 soluciones de desarrollo propio.
• Presente estas opciones al empleado.
• Explica cuál eliges y por qué.

Etapa 2

• El empleado debe elegir 2-3 soluciones.
• Tráigalos a usted.
• Pregúnteles por qué eligieron esta opción.
• Aprobación de la subvención para la implementación

Etapa 3

• Deje que tomen una decisión por su cuenta.
• Dejándole la libertad de implementarlo sin su aprobación.
• Obtener un informe sobre cómo resolvieron un problema.
• Repita el proceso según sea necesario.

4. Explique “No” o “Aún no”

Los grandes jugadores de equipo son hacedores. A través de ideas y propuestas, siempre están buscando formas de hacer una contribución significativa al negocio. Sin embargo, los líderes saben que la organización solo puede concentrarse en el trabajo que sirve a la causa justa de la empresa.

Los directores ejecutivos que manejan "no" o "todavía no" combaten con gracia la posibilidad de que un empleado se sienta ignorado o rechazado. Al hacerlo, combaten la disminución de la moral y el compromiso.

Continúe generando confianza incluso cuando la respuesta sea no:

• Escuche atentamente lo que el empleado tiene que decir.
• Tómese un momento para agradecerles y agradecerles por pensar fuera de la caja.
• Explique el “por qué” detrás de su respuesta. Por ejemplo, los directores ejecutivos tienen una perspectiva diferente sobre cómo pueden lograr la visión de alto nivel de la organización porque ese es su objetivo principal.
• Sea transparente sobre el papel que desempeña el empleado en el logro de la visión colectiva de la empresa.
• Anima el espíritu de los hambrientos a servir a los mejores.
• Reconozca sus talentos y fortalezas y asígnelos a tareas y trabajos que coincidan con sus dones únicos.

4 pasos para configurar la delegación

Una vez que se eliminan los obstáculos y se establece la confianza para delegar, puede comenzar el proceso de aumentar el tiempo, la libertad y las ganancias con el equipo. Comience a entregar la tarea siguiendo el sencillo proceso a continuación.

1. Decidir qué tareas se deben delegar

El primer paso para una delegación efectiva es decidir qué tareas pueden asumir otros. Como líder, la mejor manera de hacer esto es practicar la gestión del tiempo basada en valores. El método "Zona verde, Zona roja" que se detalla a continuación ayuda a los contratistas a determinar exactamente dónde deben concentrarse en el trabajo y dónde los miembros del equipo o los contratistas pueden tomar el relevo.

Encuentra tu zona verde

Su zona verde describe el trabajo de alto valor en el que prospera. Estas responsabilidades despiertan sentimientos de pasión y propósito y te ayudan a aprovechar al máximo cada día. Por ejemplo, este trabajo conecta sus talentos con el trabajo que sirve a la empresa de una manera que nadie más puede hacerlo. Si el fuerte del dueño de un negocio es construir relaciones, eso podría parecer pasar tiempo desarrollando asociaciones sólidas con los clientes o fomentando más clientes potenciales al brindar oportunidades de tutoría .

Deshágase de las manchas de la zona roja

En cambio, su zona roja define áreas que son cargos de bajo valor. Por ejemplo, administrar la nómina cada mes está en la zona roja de un emprendedor porque no es un área en la que el propietario de un negocio sea más valioso para su negocio.

Comience a maximizar su tiempo y valor al:

• Anota cualquier trabajo que no te guste o al que necesites decir que no para pasar a la zona verde.
• Identifique qué delegar enumerando las responsabilidades que no aprovechan sus puntos fuertes y no maximizan su tiempo.
• Cree una lista detallada de tareas y responsabilidades que se deben delegar a otros en función de la información anterior.

2. Selecciona a la persona adecuada para el trabajo

Como se mencionó anteriormente, hacer varias contrataciones clave con diferentes fortalezas brinda opciones a los líderes. La mayoría de los propietarios de empresas emergentes están acostumbrados a usar todos los sombreros cuando inician su negocio, pero a medida que crece un negocio, también debería hacerlo su nivel de excelencia. Cuando delegue, coloque a la persona adecuada en el puesto correcto, alguien que pueda hacerlo mejor que nadie en el equipo.

Antes de asignar una tarea a alguien:

• Piense en los dones únicos de cada miembro del equipo.
• La ingeniería inversa resulta de la asignación de este puesto a los tres primeros candidatos susceptibles de asumir esta responsabilidad.
• ¿Quién es probablemente el más exitoso y por qué?
• ¿Cómo es su carga de trabajo actual? ¿Tienen tiempo para trabajar?
• Si no es así, eche un vistazo a su función actual y considere cambios en el trabajo que realizan. Por ejemplo, haga espacio para esa responsabilidad adicional eliminando uno o más cargos de zona roja de su placa. Pequeños cambios en el trabajo de cada miembro del equipo ayudan a crear un equipo más productivo y cohesionado.

3. Establezca metas claras para el éxito

Una vez que un líder ha determinado la persona adecuada para la tarea, es hora de tener una conversación de delegación con el empleado seleccionado. Steven Sinofsky, ex presidente de la división de Windows de Microsoft, explica: “Cuando delegas trabajo a un miembro del equipo, tu trabajo es definir claramente el éxito y delinear los objetivos.

Antes de hablar con un empleado, siéntese y descubra las medidas exactas de éxito para la tarea en cuestión. Esto se puede hacer creando KPI claramente definidos o delineando el objetivo general, y luego pidiéndoles a los empleados que creen sus propios OKR de tres a cinco. De cualquier manera, una persona necesita saber cómo se medirá su desempeño.

Es importante establecer objetivos y puntos de referencia de rendimiento, ya que esto define cómo se ve un trabajo bien hecho. Además, el establecimiento de objetivos motiva a las personas a lograr objetivos claramente definidos. Por ejemplo, un estudio de Harvard Business encontró que las personas con metas no escritas tienen 10 veces más éxito que las que no las tienen. El tres por ciento que tiene metas escritas lo hace aún mejor, superando en tres veces a aquellos con metas no escritas.

Una vez que haya determinado su medida de éxito, reúnase con el empleado para discutir la delegación de la tarea. Escuche cualquier inquietud que puedan tener y esté abierto a responder cualquier pregunta que puedan tener. Además, hágale saber al empleado cómo planea ayudarlo con esta nueva responsabilidad.

4. Influir en la propiedad

Delegar una tarea no producirá los resultados deseados a menos que un empleado esté dispuesto a ser responsable de la tarea. Una de las diferencias clave entre los líderes y los gerentes es que los líderes usan la influencia para que las personas cumplan la misión de la empresa, mientras que los gerentes usan la autoridad.

Cuando delega, crea aceptación para que los empleados cambien su forma de pensar acerca de asumir responsabilidades adicionales. En lugar de pensar en ello como "más trabajo", proporcione "más oportunidades" para ayudar a los empleados a convertirse en líderes. Use las estrategias a continuación para aprender más formas de influir en la propiedad.

Reconocer y desarrollar los talentos individuales de los empleados.

Comience el proceso de reclutamiento de nuevos empleados como líderes en su primer día en la empresa. Identifique sus fortalezas y dígales cómo pueden usar sus dones únicos para mejorar el mundo. Además, estás asesorando constantemente el crecimiento en estas áreas. Por lo tanto, no sorprenderá si se le pide a un miembro del equipo que entre en áreas donde sus talentos son evidentes.

Comunicar aprecio y proporcionar valor.

Al delegar nuevas responsabilidades, construya la confianza de alguien explicando por qué fue elegido para el trabajo. Además, comunicar lo valiosos que son para la organización y cómo este nuevo trabajo significa su crecimiento en la empresa. También discuta cómo serán recompensados ​​y reconocidos por su éxito en estas tareas adicionales. Por ejemplo, programe hitos e informe a los empleados qué esperar a medida que trabajan arduamente para lograr sus objetivos.

Empoderar a los miembros del equipo para hacer su trabajo

Como el fundador de la Vida. Iglesia Craig Groeschel dice: “Cuando delegas autoridad, creas líderes. En pocas palabras, invierta en líderes en todos los niveles enseñando a su equipo cómo ser líderes. Esto genera confianza y permite a los gerentes otorgar autoridad a las personas sobre su trabajo. No hacerlo es un modelo de negocio ineficiente.

El propósito de la delegación es aumentar la productividad y el crecimiento. Por eso, empodera a tu equipo, muéstrales tu confianza y dales responsabilidades de las que se sientan orgullosos de asumir. Al hacerlo, creará una cultura de equipo. más fuerte y más confiable en su lugar de trabajo. También ayuda a desarrollar sistemas escalables que no dependen únicamente de una persona, usted, para mantener el negocio en funcionamiento y en crecimiento.