6 Consejos De Productividad Para Trabajar Desde Casa
Es seguro decir que trabajar desde casa está en aumento. En los últimos diez años, la investigación de FlexJobs y Global Workplace Analytics muestra que, de 2005 a 2017, el teletrabajo aumentó un 159 %. Para respaldar estos números, un nuevo estudio realizado por IWG en Suiza encontró que casi el 70% de los trabajadores en todo el mundo tienen al menos un día libre en la oficina. Pero, ¿qué significa esto para los dueños de negocios y los empleados que hacen la transición a nuevos entornos de trabajo?
Si bien el trabajo remoto ofrece a las personas dentro de una empresa más libertad, horarios de trabajo flexibles y tiempo adicional con la familia, esta opción también tiene sus desafíos. Por ejemplo, en 2018, el estudio Global Work Connectivity encontró que dos tercios de los empleados encuestados no estaban tan comprometidos con su trabajo cuando trabajaban desde casa.
Otros problemas que las personas pueden experimentar son la soledad, la falta de gestión del tiempo y la dificultad para mantenerse en contacto con otras personas en el negocio. Todos estos son problemas graves que pueden generar insatisfacción, bajas tasas de retención y equipos debilitados.
Desde una perspectiva de liderazgo, hay varias formas en que los empresarios, dueños de negocios y líderes pueden evitar estos fracasos. A medida que el trabajo remoto se vuelve cada vez más popular, aprenda cómo superar los obstáculos potenciales para la productividad y el empleo con estos 6 consejos de productividad para trabajar desde casa.
Paso uno: evite quedarse despierto hasta tarde
Los líderes que entrenan equipos remotos deben comunicar la importancia de mantener una rutina de sueño saludable mientras siguen estos consejos. Practicar una buena higiene del sueño es crucial para un desempeño laboral óptimo dentro y fuera de la oficina. Prepararse para una buena noche de sueño incluye irse a la cama a la misma hora todas las noches, limitar el tiempo de pantalla a al menos una hora antes de acostarse, evitar la cafeína y los alimentos que interrumpen el sueño, y tener un ambiente cómodo para dormir..
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El viejo dicho "acuéstate temprano, levántate temprano mantiene al hombre sano, rico y sabio" parece tener algo de verdad. Cuando se le preguntó sobre la importancia de los rituales matutinos, Benjamin Spall, coautor de My Morning Routine, le dijo a Forbes en una entrevista: "Las estadísticas que hemos incluido en el libro confirman los prejuicios que todos tenemos: sí, tenemos que dormir más temprano" (Nuestros entrevistados se acuestan en promedio a las 22:57). Además, Spall descubrió en sus estudios que los mejores y más exitosos líderes suelen despertarse antes de las 6:30 a. m.
A medida que más y más empleados trabajan de forma remota y se aventuran en un territorio que puede ser completamente nuevo para ellos, necesitan sentirse apoyados. Compartir consejos para crear un horario de sueño constante puede ayudarlos a encontrar lo que funciona mejor para ellos.
Paso dos: crea una rutina matutina
Desarrollar un horario matutino productivo es igual de importante para los trabajadores remotos. Trabajar desde una oficina en casa cambia fundamentalmente la estructura del día de una persona. La mayoría de los trabajadores de oficina pasan al menos una hora en casa preparándose para el trabajo y luego en movimiento. Cuando se trabaja de forma remota, eso significa al menos una hora extra por la mañana para comenzar el día de manera enfocada e intencional.
Un estudio de HomeArena de 23 dueños de negocios exitosos, políticos y otras personas encontró que si bien el ritual matutino de cada persona variaba, todos tenían una rutina para comenzar el día. Algunas de las actividades matutinas más importantes incluyeron hacer ejercicio (59 %), pasar tiempo con la familia (41 %), responder correos electrónicos (36 %) y consultar las noticias (32 %). Steve Jobs, Ariana Huffington y el CEO de American Express, Kenneth Chenault, han mencionado que establecer intenciones matutinas es algo que hacen todos los días.
Presente a los empleados esta práctica trabajando con ellos durante las reuniones digitales de los lunes por la mañana. Esto ayuda a que todos conozcan las prioridades de los miembros del equipo para la semana. Además, muestra a los líderes dónde el equipo podría necesitar su apoyo.
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Mientras trabaja en esta estrategia, pida a todos que compartan de tres a cinco intenciones profesionales y personales importantes para la semana. Antes de establecer nuevos objetivos, realice un seguimiento de su progreso hasta el momento. Ayuda a las personas a abordar su vida profesional con un firme sentido de propósito.
Paso tres: trabaje en bloques de tiempo
A diferencia de trabajar en una oficina con horarios fijos, los teletrabajadores tienen la capacidad de crear su propio horario. Para aumentar la productividad mientras trabajan desde casa, los empresarios, ejecutivos y empleados pueden realizar un seguimiento de sus horas de trabajo óptimas.
Esto ayuda a dividir la jornada laboral en períodos de productividad. Reserve bloques de tiempo en su agenda para desactivar las notificaciones y concentrarse en un objetivo hiperespecífico. Además, anime a los empleados a hacer lo mismo encontrando los momentos de su jornada laboral en los que se sientan más eficaces. También ayuda a los líderes a conocer los mejores momentos para registrarse y comunicarse con los miembros del equipo. También,
Trabajar de esta manera también ayuda a las personas a entrar en un estado de flujo (también conocido como trabajo profundo). No es tan simple como reservar tiempo para un día productivo. El autocontrol es esencial para aquellos que practican técnicas de trabajo profundas. Cal Newport, autor de Deep Work, le dijo a Entrepreneur.com: “Tienes que tratar tu atención con el mismo respeto que un atleta profesional podría tratar su cuerpo. En última instancia, el flujo es algo que una persona puede entrenar su mente para hacer con el tiempo.
Cuando se trabaja en bloques de tiempo, es igualmente importante incluir períodos de descanso en su horario. Al observar la productividad de los trabajadores remotos, los investigadores de Airtasker descubrieron que los descansos eran clave. Además, aliente a los miembros del equipo a tomar descansos regulares durante el día. Esto evita la sobrecarga hasta el agotamiento. Desde la perspectiva de la cultura laboral, comuníquese con los empleados y hágales saber que tomar ausencias periódicas no solo es aceptable, sino también saludable.
Paso cuatro: practique la gestión del tiempo
Practicar la gestión del tiempo es el hilo que une todos estos consejos de productividad del trabajo desde casa para el compromiso. Cuando trabajas en una oficina, el tiempo parece rígido. La mayoría de las personas en la organización siguen el horario comercial determinado por la empresa. Si bien aquellos que trabajan desde casa pueden tener un horario flexible, en su mayor parte, los empleados establecen sus propios horarios.
La transición de una estructura de oficina típica de 9 a 5 y mantener la productividad requiere una mayor capacidad para administrar el tiempo de manera efectiva. Afortunadamente, hay muchas aplicaciones y herramientas de seguimiento del tiempo que pueden mejorar la productividad del trabajo remoto.
Recomendaciones para la gestión del tiempo
Tradicional
Full Focus Planner de Michael Hyatt es una de las mejores revistas de bienestar para el enfoque tradicional que la mayoría de la gente usa para administrar el tiempo. Este planificador bien diseñado y sencillo mantiene las cosas simples y organizadas.
Motivación
Para aquellos que buscan una dosis diaria de motivación, SELF Journal es un "Sistema de planificación, productividad y positividad de 13 semanas para el logro de metas inevitables". A diferencia de un planificador tradicional, este producto único ayuda a los grandes triunfadores durante todo el día.
Metódico
Trello es una herramienta de gestión de proyectos que coloca todas las tareas de una persona en "paneles" que se dividen en listas de "pendientes", "pendientes" y "terminadas". Los líderes también pueden conectar a todos los miembros de su equipo a un tablero, lo que facilita la delegación de trabajo y el seguimiento de objetivos.
Prácticamente
Aunque es muy similar a Trello, Monday.com brinda a los líderes y miembros del equipo información sobre el progreso de la empresa. Como herramienta organizativa, el sistema etiqueta el nivel de prioridad de cada tarea. Esta aplicación de gestión de proyectos es fácil de navegar y personalizar. Dependiendo de las preferencias del usuario, los objetivos comerciales se pueden ver de manera muy simple o muy detallada.
Otro consejo para administrar su tiempo cuando trabaja desde casa proviene de Cathryn Lavery, cofundadora y directora ejecutiva de BestSelf Co., que produce el mencionado Self Journal. En una entrevista con Inc.com, sugiere curar programas con un horario de base cero. Este método coloca todas las tareas de las que una persona es responsable en bloques de tiempo en el calendario. Los niveles de productividad aumentan al ayudar a asignar el tiempo de una persona de manera inteligente.
Paso cinco: elimine las posibles distracciones
La gente suele descubrir por las malas que las distracciones a menudo aumentan cuando se trabaja a tiempo completo desde la oficina de su casa. Desde vecinos ruidosos hasta perros que ladran, hay una variedad de factores que pueden interrumpir su concentración. Cuando se trata de ruidos que distraen, un par de auriculares con cancelación de ruido de alta calidad pueden ser la diferencia entre un día de trabajo productivo y un día desperdiciado. Por esta razón, los dueños de negocios con trabajadores remotos podrían considerar dárselos a los empleados que aún no tienen un par.
Además, las distracciones personales pueden pesar mucho en los padres que trabajan. Como empleador, discuta las expectativas de trabajo con los miembros del equipo en esta situación. Muestra empatía y trata de ser lo más flexible posible con quienes tienen obligaciones familiares. Hágales saber a los empleados que apoya el equilibrio entre el trabajo y la vida personal y que está listo para ayudarlos a desarrollar un plan de juego que funcione para todos.
Una de las mejores formas de eliminar la distracción es reservar tiempo y practicar el autocontrol necesario para un trabajo profundo. Abstenerse de hacer mandados, hacer las tareas del hogar o contestar llamadas y mensajes de texto. En su lugar, preste atención a estas cosas programándolas durante los descansos fuera de las horas punta.
Además, evitar las distracciones a veces puede requerir un cambio de escenario. La ventaja de trabajar desde casa es que no está atado a una oficina, así que anime a los empleados a buscar otro trabajo cuando necesiten un descanso fuera de casa. Cree una lista de posibles espacios de trabajo, compártala con su equipo y permítales agregarle cosas (según su ubicación).
Sexto paso: manténgase en contacto
Cuando se trabaja desde casa, la comunicación es clave. Estar accesible, disponible y conectado con el equipo ayuda a mantener el negocio como de costumbre. Según el informe Star of Remote Work 2018 de Buffer, el 21 % de los trabajadores remotos mencionaron problemas de comunicación y colaboración. Para evitar sentimientos de desconexión en ambos lados, los líderes empresariales deben comunicarse con los empleados con regularidad. Las reuniones de equipos virtuales pueden ser efectivas para compartir actualizaciones de proyectos y discutir la mejor manera de apoyarse mutuamente.
Mantenerse en contacto le muestra al equipo que el líder siempre está ahí para ellos. Además, estimula el bienestar emocional. Dado que los trabajadores remotos experimentan una interacción humana limitada, esto puede conducir a "soledad, aumento del estrés y mala toma de decisiones", dice el escritor de Forbes.com Ankur Modi. Mantener una conexión con los demás en la empresa hace que los miembros de la organización estén más felices y más comprometidos con su trabajo.
Herramientas de comunicación remota
Slack se puede descargar gratis en computadoras de escritorio y dispositivos móviles. Ofrece mensajería instantánea, chat de video y llamadas (se requieren planes pagos para empresas más grandes). Además, los usuarios pueden establecer un estado para notificar a otros cuando están trabajando o no están disponibles.
Al igual que Slack, las empresas usan Google Hangouts para mensajes instantáneos, llamadas y chats de video con su equipo (el precio depende de la cantidad de empleados). Google Meets se puede grabar, lo cual es bueno para conversaciones importantes que requieren lectura.
Zoom es un popular programa de videoconferencia que permite a los usuarios acceder a reuniones en vivo con sus equipos. Hay opciones para grabar llamadas, compartir pantalla, organizar presentaciones y más. De todas las herramientas de videoconferencia enumeradas, Zoom es la mejor para las grandes empresas. Es gratis para planes limitados; las organizaciones más grandes necesitarán un plan pago.
El lema de los equipos es "Trabaja de forma remota sin sentirte distante". Su plan gratuito solo incluye mensajería instantánea. Los planes de precios con Office 365 cuestan hasta $ 20.00 por mes para funciones más exclusivas, como videollamadas, aplicaciones y servicios de productividad, seguridad y cumplimiento, administración y atención al cliente.
Encuentra lo que funciona
Aunque nadie tiene exactamente el mismo flujo de trabajo, especialmente cuando se trata de la productividad del trabajo remoto. Comparta estos métodos con su equipo y descubra qué funciona mejor para todos. Cree una lista abierta en toda la empresa para sugerencias de mejores prácticas. Recopile consejos para empleados sobre cómo trabajar desde casa en una guía que se pueda compartir con las nuevas contrataciones o las que están en transición a funciones remotas. Esto ayuda a los miembros del equipo a sentirse respaldados cuando se unen a la fuerza laboral remota.
Lo más importante es buscar formas de mantenerse conectados como equipo. El trabajo remoto no tiene por qué ser una experiencia aislada. Reúnase con el equipo de liderazgo y desarrolle una estrategia para mantener una cultura de equipo vibrante mientras avanza hacia formas de trabajo más modernas y flexibles. Ayuda a todos en la empresa a mantenerse productivos, felices y comprometidos.
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