9 Habilidades De Gestión Del Tiempo Para Aumentar La Productividad

La gestión del tiempo es claramente un problema. Tanto es así que existe toda una industria dedicada a ayudar a las personas a administrar su tiempo intencionalmente con calendarios, seminarios web, conferencias y más. De hecho, la frecuencia de libros que mencionan la "gestión del tiempo" se disparó en más de un 2700 % entre 1960 y 2008.

Cuando se trata de tiempo, o lo usas o lo desperdicias. Comprender cómo aprovechar al máximo su día se reduce a la información básica, los consejos y las habilidades que se comparten a continuación.

Los beneficios de la gestión del tiempo

• Muchos líderes empresariales pierden sus puntos de referencia o se sienten agotados debido a la mala gestión del tiempo.
• El 90% de los profesionales que trabajan creen que una mejor gestión del tiempo reduciría el estrés laboral y aumentaría la productividad.
• La investigación sugiere que las personas no eligen sabiamente sus prioridades y próximas tareas.
• Los líderes que dominan la gestión del tiempo reducen y aclaran sus prioridades, bloquean sus horarios y delegan tareas cuando es posible.
• La sobrecarga no es la solución. Los líderes necesitan incentivos para repostar y descansar para mantener la productividad.

Si bien es esencial para organizar tareas importantes, mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal y lograr objetivos, muchos líderes y empresarios aún luchan por proteger su recurso más importante: el tiempo.

Estar ocupado se ha convertido en la nueva norma. Molesto, cariñoso y bullicioso se utilizan a menudo para describir una vida laboral tan ocupada que debe ser exitosa y satisfactoria. Sin embargo, muchos líderes empresariales y profesionales no alcanzan sus puntos de referencia o se sienten agotados debido a la mala gestión del tiempo.

La gestión del tiempo es la práctica de ser productivo mediante la gestión eficaz del tiempo que se dedica cada día. La gestión del tiempo suena bastante simple, pero las investigaciones muestran que la mayoría de las personas luchan con ella.

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Por ejemplo, un estudio de 2020 publicado en Nature Human Behavior afirma que "la mayoría de las personas informan sentirse constantemente 'pobres en tiempo', como si tuvieran demasiado que hacer y no tuvieran suficiente tiempo para hacerlo".

Además, una encuesta de 2022 de 300 profesionales que trabajan encontró que el 90% de los participantes estuvo de acuerdo en que una mejor gestión del tiempo reduciría el estrés en el lugar de trabajo y aumentaría la productividad.

¿Por qué es tan importante la gestión del tiempo?

Cuando utilice su tiempo de manera efectiva, notará la diferencia en su vida personal y profesional. Aquí hay un vistazo a los muchos beneficios de una buena administración del tiempo y por qué querrá comenzar a implementar un proceso organizacional ahora:

• Mejora la productividad: un metanálisis que incluye 158 estudios encontró que la gestión del tiempo mejora los logros académicos y el desempeño laboral. Además, se ha demostrado que la relación entre la gestión del tiempo y el desempeño laboral se fortalece con el tiempo a medida que los adultos trabajan en entornos más flexibles y autónomos.
• Objetivos de apoyo: al administrar su tiempo, trabaja en objetivos establecidos de manera organizada y eficiente. Cuando lograr un objetivo se siente como una tarea colosal, dividirlo en pequeños pasos diarios aumentará su accesibilidad. Cuando usa estrategias efectivas de administración del tiempo, alcanza sus metas más rápido y pasa a la siguiente, lo que le permite lograr más en un día, mes o año determinado.
• Resalta tu propósito: en una serie de Amazon Insights for Entrepreneurs, Mark Cuban dijo: “No sigas tus pasiones, sigue tu motivación. Cuando dedica tiempo continuamente a algo, con tareas relacionadas con ese proyecto que aparecen repetidamente en su agenda, resalta su propósito más amplio. Ten cuidado en dónde pones tu atención, sugiere Cuban, porque te mostrará en qué eres bueno, lo que te traerá el mayor éxito.
• Permita el ocio y el descanso: La falta de gestión del tiempo puede afectar no solo su condición económica, sino también su salud psicológica. Las investigaciones sugieren que la “pobreza de tiempo” está relacionada con un bienestar reducido y una mala salud física. Las personas pueden percibir el descanso y la recreación como una pérdida de tiempo, pero en realidad lo hará más productivo porque evitará la fatiga mental y aumentará la motivación.
• Promueve el equilibrio entre el trabajo y la vida: mantener un buen equilibrio entre el trabajo y la vida aumenta la satisfacción laboral y mejora la productividad. Stephen Gillett, presidente y director de operaciones de Verily Life Sciences, recomienda que "invierta en el equilibrio entre su vida laboral y personal", y señala que "el tiempo con amigos y familiares es tan importante como el tiempo en el trabajo". desequilibrar esto es un camino a la infelicidad.
• APOYA EL BIENESTAR: administrar bien su tiempo reducirá significativamente el riesgo de estrés crónico y agotamiento, lo que se ha denominado un problema de salud pública que puede causar una serie de problemas de salud física y mental. Hacer tiempo para el descanso, la actividad física y el compromiso con los seres queridos promoverá sentimientos positivos, mejorará su estado de ánimo y afectará su salud cognitiva.

9 Consejos de gestión del tiempo que funcionan

Benjamin Franklin dijo que "al no prepararse, se prepara para fallar" y eso fue en la década de 1700. En los tiempos modernos, la intensidad del trabajo y las presiones del tiempo se han vuelto (mucho) más generalizadas, por lo que hoy en día se hace tanto énfasis. puesto en la gestión del tiempo. HABILIDADES.

Puede buscar en Internet y encontrar cientos de conferencias y artículos sobre cómo administrar su tiempo de manera efectiva. La mayoría de ellos destacan estas estrategias simples de gestión del tiempo basadas en la investigación que se enumeran a continuación.

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1. Prioriza tu tiempo

Con solo 168 horas a la semana, tener en cuenta las prioridades laborales y personales crea un buen equilibrio en la gestión de tu tiempo. Pero, ¿cómo estableces prioridades cuando sientes que todo es importante?

El psicólogo organizacional Adam Grant escribió en un artículo del New York Times que no se trata de la gestión del tiempo, se trata de la gestión de la atención. "Priorice a las personas y los proyectos que importan, y no importa cuánto tiempo tome algo", sugirió. De hecho, Grant analiza la gestión del tiempo desde una perspectiva diferente, cambiando el enfoque y priorizando las tareas según el interés y el propósito.

Sin embargo, seamos realistas, no puedes planificar tu día en torno a lo que quieres hacer. Hay tareas que deben hacerse, te apasione o no.

Aquí hay tres estrategias para priorizar su tiempo:

• Manténgase enfocado en su meta más grande: si una tarea en su planificador se considera una prioridad, es porque contribuye a su meta más grande, y esa meta es su motivación. Preste atención a por qué está entusiasmado con un proyecto y utilícelo como motivación para hacer las cosas de manera efectiva.
• Tenga en cuenta su objetivo final: ¿ Qué tareas o proyectos lo acercarán a su objetivo final y lo ayudarán a cumplir su misión? Tampoco debe ser tu misión en la vida. Este puede ser su plan de tres años que se vuelve a evaluar cada año.
• Cree un embudo de enfoque: en una charla TEDx de Rory Vaden, pregunta: "¿Qué puedo hacer hoy para mejorar mañana?" Esta pregunta lo ayudará a priorizar de una manera significativa y productiva. Vaden llama a esto un "cálculo de significado" y sirve como un "embudo de enfoque" al administrar su tiempo.

2. Intenta bloquear el tiempo

Programar bloques de tiempo dedicados al enfoque ininterrumpido en una tarea en particular ayuda a las personas a entrar en un "trabajo profundo". Cal Newport, autor de Deep Work, define esta habilidad como "la capacidad de concentrarse sin distracciones en una tarea cognitivamente exigente", lo que permite a las personas "dominar información complicada y producir mejores resultados en menos tiempo".

El estilo de liderazgo de Elon Musk implica el uso de bloques de tiempo (o timeboxing). Divide su día en bloques de tiempo, lo que le permite concentrarse completamente en una tarea a la vez. Es una habilidad deliberada de gestión del tiempo que proporciona estructura y reduce las interrupciones.

A continuación, le mostramos cómo bloquear su programa:

• Identifique las tareas prioritarias: Primero, identifique sus tareas prioritarias (personales y profesionales) para el día y calcule la duración de cada tarea.
• Bloquee su tiempo: una vez que haya establecido sus prioridades, bloquee un tiempo designado para cada tarea necesaria. Puede parecer una hora de lectura y respuesta de correos electrónicos por la mañana, seguida de dos horas de trabajo en profundidad en un proyecto específico.
• Permita tiempo para descansos: se debe reservar tiempo para descansos, actividad física, conexión humana y cualquier otra acción que respalde sus objetivos personales. Algunos bloques serán los mismos todos los días (como el almuerzo y el ejercicio), mientras que otros cambiarán todos los días.

3. Separa las tareas logísticas de las creativas

Equilibrar los libros es una tarea muy diferente a escribir una propuesta o un plan de negocios, ya que cada uno requiere un tipo diferente de enfoque y energía. El científico informático y empresario Paul Graham dice que separe sus deberes de "gerente" de sus deberes de "creador". Esto separa las acciones logísticas de las acciones creativas, dejando espacio para largos periodos de tiempo creativo (ya sea escribiendo, programando o generando ideas) sin interrupción.

Separe las tareas logísticas y creativas por:

• Bloquear el tiempo: el primer paso es calcular cuánto tiempo necesitas para cada tipo de tarea. Puede dividir el tiempo logístico y creativo en días completos, medios días o incluso horas; depende de su trabajo y sus objetivos.
• Haz que funcione para ti: el propósito de separar estas tareas es permitir que el trabajo fluya fácilmente, permitiendo que tu cerebro se concentre en un tipo de tarea a la vez. Tenga en cuenta cuánto poder mental necesita para una tarea determinada y planifíquelo en consecuencia. Si es una persona madrugadora, programe sus tareas de pensamiento profundo en ese momento y las tareas más mundanas (como responder correos electrónicos o programar reuniones) para más adelante.

4. Aprende a delegar

Cuando sea un líder o gerente, delegar creará más tiempo para usted y las tareas que requieren su atención. La estrategia de gestión del tiempo de un líder no solo se centra en lo que hace en un día determinado, sino también en lo que no hace. Hacer todo no es una opción: conducirá al agotamiento y no contribuye a un entorno de confianza y responsabilidad dentro de una empresa.

En una entrevista con Steve Jobs, explicó que en Apple hay un gran trabajo en equipo en toda la empresa. “El trabajo en equipo depende de confiar en que los demás harán su parte sin estar observándolos todo el tiempo”, dijo. Mientras estuvo en la empresa, Jobs actuó como facilitador o delegado, dirigiendo a un grupo de asociados a medida que avanzaba la empresa.

Aquí hay tres pasos para ayudarlo a comenzar a delegar:

• Decida qué debe delegar: si una tarea no es parte de su objetivo personal en el trabajo y otro miembro del equipo puede asumir la responsabilidad, entonces debe delegarse. La herramienta de seguimiento del tiempo Eisenhower Matrix ofrece un enfoque simple para registrar tareas y crear días productivos. Para usar esta herramienta, asigne el trabajo a uno de los siguientes cuatro cuadrantes:
  • Haga las tareas más urgentes e importantes primero.
  • Calendario: no es urgente, pero debe completarse.
  • Delegado: urgente pero asignable.
  • Eliminar: no esencial o innecesario.

• Seleccione a la persona adecuada: cuando delegue una tarea, seleccione la persona adecuada para cada tarea con intención. Las tareas comúnmente delegadas son algo que debe tener en cuenta durante el proceso de contratación para asegurarse de tener empleados que puedan hacer bien el trabajo.
• Establezca objetivos claros: es el trabajo de un líder enmarcar el éxito y definir claramente los objetivos de cada tarea, especialmente al comenzar un nuevo proyecto. Establezca metas específicas e indicadores de desempeño que motiven a sus empleados y proporcionen estándares de excelencia.

5. Minimiza las interrupciones

Sin identificar estos bloqueos y crear un espacio para ellos, las distracciones, la procrastinación y el tiempo perdido se acumularán rápidamente. En su investigación sobre las habilidades de gestión del tiempo, Gloria Mark, científica de la información de la Universidad de California, descubrió que se necesitan casi 30 minutos para recuperarse de una sola interrupción. Cuando hay múltiples interrupciones cada hora, el tiempo dedicado a ser productivo disminuye debido a la falta de concentración.

La productividad requiere atención enfocada, así que crea un ambiente con distracciones limitadas al:

• Deshabilitar las notificaciones por correo electrónico y SMS.
• Silencia tu teléfono.
• Uso de su estado “ausente” en aplicaciones de comunicación y gestión.
• Marque en su calendario público que este tiempo está reservado para un trabajo en profundidad.

6. Aprende a decir "No"

La gestión del tiempo es la protección del tiempo y requiere que digas "no" cuando una tarea no se ajusta a tu horario o no coincide con tus prioridades. En última instancia, un líder debe decidir qué prioridades tienen prioridad y cómo estructurar el tiempo para concentrarse en ellas. Decir no a las cosas prepara el escenario para decir sí a lo que más importa.

El empresario Daniel DiGriz refuerza este punto en un artículo de Forbes: “Cuando todo es una prioridad, nada es una prioridad. Cuando todo es urgente, todo es igualmente sin importancia.

Los líderes tienden a decir que sí debido a su tendencia natural a complacer a las personas, pero exagerar es lo que lleva al agotamiento y tiene un impacto negativo en el negocio a largo plazo.

He aquí cómo decir no en el trabajo:

• Decida si una tarea es necesaria: si la tarea o el compromiso no contribuye a sus metas y objetivos generales, diga que no, y cuando deba hacerse pero no se ajuste a su programa bien administrado, delegue la tarea. a alguien que pueda cuidarlo.
• Explique por qué: Explicar por qué no puede completar la tarea lo ayudará a ganar confianza y definir sus límites de una manera abierta y transparente.
• Anímelo de otra manera: si no es el mejor candidato para una tarea, anímelo o recomiéndele otra solución que haga el trabajo.

7. Plan de incentivos de alimentación

Charles Dickens dijo: “La mera conciencia de un compromiso a veces preocupa todo el día. Si su horario diario está lleno de trabajo tedioso (y posiblemente aburrido), hay pocas razones para mantener la motivación.

Al administrar su tiempo, asegúrese de incluir incentivos de combustible que no solo lo acerquen a sus objetivos, sino que también sean agradables y refrescantes.

Los incentivos de combustible incluyen:

• Camine o trote al aire libre.
• Almuerce con un ser querido, colega, mentor o aprendiz.
• Asista al juego deportivo de su hijo oa un espectáculo después de la escuela.
• Llevar un diario o leer por diversión y crecimiento.
• Cocinado para los seres queridos.
• Cualquier otra actividad que te levante el ánimo y aumente tu motivación.

No vea los incentivos de combustible como una pérdida de tiempo. En realidad, se pueden considerar ahorradores de tiempo porque lo dejarán con más energía y listo para trabajar el resto del día.

8. Sé honesto contigo mismo

Los líderes tienden a pensar que siempre tienen que tener las respuestas, pero eso no podría estar más lejos de la verdad. Es fundamental que los líderes (trabajadores, padres, cónyuges) sean honestos consigo mismos sobre lo que pueden lograr, quieren lograr y lograrán.

Logre su honestidad personal de las siguientes maneras:

• Vuelva a evaluar sus tareas: si las tareas en su horario no le están sirviendo a usted ni a las que usted atiende, vuelva a evaluar por qué están ahí.
• Vuelve a tus prioridades: asegúrate de que las cosas en las que pasas tu tiempo mantengan la aguja en movimiento, de lo contrario, estás desperdiciando tu energía.
• Piense en la razón: si tiene problemas para completar las tareas que creía importantes, dígales honestamente por qué. ¿Qué hay en camino? Tal vez sea miedo al fracaso, falta de delegación, demasiada pérdida de tiempo, demasiadas interrupciones o la necesidad de replantearte tus objetivos.
• Celebre las pequeñas victorias: vuelva a su agenda todas las noches y siéntase orgulloso de lo que hizo ese día.

9. Descansa y recarga energías

Una buena gestión del tiempo también significa reservar tiempo para descansar y recargar energías. El cerebro humano no está hecho para liberar energía constantemente, lo que sentimos en momentos de fatiga mental. “Quemar recursos mentales sin reemplazarlos genera estrés, agotamiento y bajo rendimiento”, escribe Joe Robinson para Entrepreneur.

Ignorar la necesidad de "días libres" regulares, como fines de semana y días festivos, aumenta la probabilidad de agotamiento y agotamiento. Reservar cuidadosamente tiempo para la restauración ayuda a los líderes y profesionales a mantenerse más comprometidos en el trabajo, ya que se sienten descansados ​​y listos para asumir tareas con energía renovada.

Aquí le mostramos cómo descansar y restaurar su cuerpo para una productividad óptima:

• Duerma lo suficiente cada noche: la Academia Estadounidense de Medicina del Sueño recomienda al menos siete horas de sueño por noche, lo que sugiere que asignar esta cantidad de descanso lo mantendrá más alerta durante el día.
• Evite elegir trabajar en lugar de dormir: retrasar sus horas de sueño para marcar elementos en su lista de tareas probablemente reducirá la productividad, ya que su cerebro y cuerpo trabajarán mucho más lento cuando no duerma bien. Piense en el sueño como una tarea importante que contribuye en gran medida a una buena gestión del tiempo.
• Haga ejercicio regularmente: el ejercicio diario aumentará la energía y la función cognitiva. Puede ser cualquier forma de actividad que disfrute, como andar en bicicleta, caminar, levantar pesas, trotar y yoga.
• Consuma una dieta balanceada y nutritiva: una dieta saludable respaldará su salud en general, lo ayudará a mantener niveles saludables de energía y mejorará su estado de ánimo.

Resumen

• Priorice las tareas que mueven la aguja: elimine o delegue todo lo demás.
• El tiempo bloquea tu día, programando tareas que requieren más poder mental cuando tienes más energía.
• Incorpore incentivos para recargar energías y descansar en su horario diario, dándose tiempo personal que le brinde alegría y aumente la motivación.
• Sea honesto consigo mismo y evalúe su progreso diariamente. Si está luchando, pregúntese por qué, y si tiene éxito, tómese un momento para celebrar las victorias.

Empieza a mejorar tus habilidades de gestión del tiempo ahora

“La mala noticia es que el tiempo vuela. La buena noticia es que usted es el piloto.

Michael Altshuler

¿Estás listo para comenzar a mejorar tu rutina de gestión del tiempo ahora mismo? Con los consejos mencionados anteriormente en mente, así es como puedes sumergirte en ser dueño de tu tiempo:

1. Haz una lista de prioridades: un ejercicio útil es crear una lista de lo que crees que son tus principales prioridades (puntuación de 10 a 15) y luego acortarla en un 80 %. Elimine los elementos que no le servirán a usted, a sus objetivos y a su misión general. Esto le dirá exactamente lo que es importante. Si tiene problemas para enumerar sus prioridades, pruebe la lista de verificación de planificación estratégica gratuita de Michael Hyatt para comenzar.

2. Cree un tablero de visión: un tablero de visión representa sus prioridades, objetivos y misión. Te ayuda a tomar conciencia de ti mismo y, cuando se completa, te recuerda tus aspiraciones. Mantenga el tablón de anuncios en algún lugar que visite todos los días, como su oficina, dormitorio o baño.

4. Mantenga un calendario: ya sea que sea una persona en papel o digital, administrar su tiempo requiere un calendario detallado con el que interactúe a lo largo del día. Aquí es donde enumeras tus tareas y plazos. También debe incluir acciones personales como tiempo en familia, ejercicio, tiempo de tranquilidad y descanso. Como parte de su rutina nocturna, revise lo que logró ese día y establezca su horario para el día siguiente.
5. Pruebe las aplicaciones de seguimiento del tiempo: en estos días, tenemos la suerte de tener tantas aplicaciones de seguimiento y programación del tiempo al alcance de la mano. Algunas de las mejores aplicaciones de gestión de proyectos son Monday, Basecamp, Asana y Trello. Si está administrando un equipo y quiere mantener el calendario eficiente, usar una de estas aplicaciones puede ser útil.